Nel contesto dell’informatica e della gestione aziendale, il termine workflow indica la sequenza di attività,

passaggi e decisioni necessarie per portare a termine un determinato processo. In altre parole, un workflow rappresenta il flusso di lavoro che guida le informazioni e le azioni da un punto iniziale a un risultato finale, definendo chi fa cosa, quando e con quali strumenti.

La logica dietro un workflow

Un workflow nasce dall’esigenza di rendere più chiari e misurabili i processi organizzativi. Ogni attività aziendale, infatti, può essere scomposta in una serie di operazioni correlate: dalla richiesta di approvazione di un documento, alla gestione di un ordine, fino all’elaborazione di una pratica interna.
Un workflow ben progettato permette di visualizzare queste fasi in modo strutturato, evidenziando le dipendenze tra i compiti, i ruoli coinvolti e le condizioni necessarie per passare da una fase all’altra.

Workflow manuale e workflow automatizzato

Tradizionalmente, i workflow venivano gestiti in modo manuale: attività affidate a persone, documenti cartacei e passaggi comunicativi spesso poco tracciabili. Con l’evoluzione tecnologica, si è passati ai workflow digitali o automatizzati, gestiti da software in grado di coordinare automaticamente azioni, notifiche e approvazioni.
I sistemi informatici di workflow management consentono di ridurre errori, velocizzare i processi e migliorare la visibilità complessiva delle attività in corso, garantendo maggiore efficienza operativa.

Tipologie di workflow

Esistono diverse tipologie di workflow, a seconda della complessità e della natura del processo:

• Workflow sequenziale: segue un percorso lineare, in cui ogni attività dipende dal completamento della precedente.
• Workflow parallelo: permette che più attività vengano svolte contemporaneamente, riducendo i tempi complessivi.
• Workflow condizionale: include regole e decisioni che determinano percorsi diversi a seconda delle informazioni o degli esiti ottenuti.

Questa flessibilità consente di adattare i workflow a qualunque tipo di esigenza, dal semplice processo di approvazione di una spesa fino ai complessi sistemi di gestione documentale o di customer service.

Benefici dell’adozione di un workflow

L’introduzione di workflow strutturati offre numerosi vantaggi alle organizzazioni:

• Standardizzazione dei processi, con regole chiare e condivise;
• Riduzione degli errori umani, grazie all’automazione dei passaggi ripetitivi;
• Tracciabilità delle attività, utile per monitorare tempi, responsabilità e risultati;
• Maggiore trasparenza e collaborazione tra reparti;
• Ottimizzazione dei tempi e delle risorse impiegate.

Workflow e trasformazione digitale

Nel contesto della trasformazione digitale, i workflow rappresentano uno degli strumenti chiave per migliorare la produttività e la gestione delle informazioni. Integrati con altre soluzioni tecnologiche – come piattaforme di collaborazione, sistemi ERP o software CRM – permettono di costruire un ecosistema aziendale più coerente, in cui i dati fluiscono in modo fluido e controllato.