Negli ultimi anni, il crescente utilizzo delle tecnologie digitali ha comportato una progressiva evoluzione della normativa nazionale ed europea in materia di informatica e gestione dei dati.

Le imprese, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore di appartenenza, sono oggi chiamate a conformarsi a una serie di obblighi normativi che tutelano la sicurezza informatica, la protezione dei dati personali e la trasparenza nell’uso delle tecnologie digitali.

1. Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)
Il Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, è la normativa di riferimento per la protezione dei dati personali. Entrato in vigore il 25 maggio 2018, impone alle organizzazioni l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati. Tra gli obblighi principali si annoverano:

• Nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), nei casi previsti.
• Tenuta del registro dei trattamenti.
• Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), quando necessaria.
• Notifica di eventuali violazioni di dati (data breach) entro 72 ore.
• Adozione di policy sulla privacy e informative trasparenti.

2. Direttiva NIS e NIS2
La Direttiva NIS (Network and Information Security), e la sua evoluzione NIS2 (in fase di recepimento in molti Stati membri), stabiliscono obblighi di sicurezza per gli operatori di servizi essenziali e i fornitori di servizi digitali. L’obiettivo è rafforzare la resilienza e la sicurezza delle reti e dei sistemi informativi in settori critici, tra cui energia, trasporti, finanza e infrastrutture digitali.

Le imprese coinvolte devono:

• Implementare misure per prevenire e ridurre l’impatto degli incidenti informatici.
• Segnalare incidenti significativi alle autorità competenti.
• Sottoporsi a controlli e audit da parte delle autorità nazionali.

3. Conservazione Digitale dei Documenti
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le relative Linee Guida di AgID disciplinano la conservazione digitale dei documenti informatici. Le aziende che desiderano digitalizzare il proprio archivio devono attenersi a specifici standard per garantire l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo.

È richiesto l’utilizzo di sistemi di conservazione accreditati e la redazione di un Manuale della Conservazione.

4. Obblighi di Fatturazione Elettronica e Trasmissione Dati
In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte delle operazioni commerciali tra imprese e verso la Pubblica Amministrazione. Le imprese devono utilizzare il Sistema di Interscambio (SdI) per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche.

Inoltre, a partire da luglio 2022, è entrato in vigore l’obbligo di invio dei dati relativi alle operazioni transfrontaliere tramite il sistema “esterometro”, sostituito dalla trasmissione dei dati attraverso lo stesso SdI.

5. Cybersecurity e Responsabilità Aziendale
La crescente incidenza degli attacchi informatici ha spinto il legislatore a porre maggiore enfasi sulla responsabilità delle imprese nella prevenzione e gestione dei rischi informatici. Le aziende devono dotarsi di piani di sicurezza informatica, procedure di risposta agli incidenti, e garantire la formazione periodica del personale sui temi della sicurezza IT.

In alcuni casi, l’assenza di misure adeguate può configurare una responsabilità civile o penale per negligenza, soprattutto in presenza di danni a clienti, fornitori o utenti finali.

6. Intelligenza Artificiale e Regolamentazione Emergente
Con l’adozione del Regolamento Europeo sull’Intelligenza Artificiale (AI Act), attualmente in fase di finalizzazione, si delinea un nuovo quadro giuridico per l’utilizzo di sistemi di AI. L’obiettivo è garantire un uso sicuro e trasparente dell’IA, con obblighi specifici per i fornitori e gli utilizzatori di sistemi considerati ad alto rischio.

Gli obblighi includono: valutazioni di conformità, registrazione dei sistemi ad alto rischio, garanzie sulla qualità dei dati utilizzati e trasparenza nei confronti degli utenti.

Conclusioni
Il rispetto degli obblighi normativi nel contesto digitale non rappresenta solo un vincolo legale, ma anche un elemento strategico per la competitività e la reputazione delle imprese. Una gestione consapevole e strutturata della compliance normativa consente di mitigare i rischi legali, migliorare la sicurezza operativa e rafforzare la fiducia di clienti e partner.