Il passaggio dalla telefonia tradizionale al VoIP (Voice over IP) è una scelta sempre più comune per aziende e professionisti che desiderano rendere la propria comunicazione più flessibile, moderna e facilmente gestibile.

Una delle domande più frequenti quando si valuta il passaggio è: è possibile mantenere il proprio numero di telefono trasferendolo su una linea VoIP?

La risposta è sì. Grazie alla portabilità del numero, nella maggior parte dei casi è possibile trasferire un numero telefonico esistente a un servizio VoIP, evitando di dover comunicare a clienti e fornitori un nuovo recapito.

Che cosa significa trasferire un numero su VoIP?

Trasferire un numero su VoIP significa effettuare la cosiddetta portabilità numerica: il numero di telefono già utilizzato viene associato a un nuovo servizio VoIP, continuando a essere utilizzabile anche dopo il passaggio.

Il vantaggio principale è semplice: si cambia la tecnologia utilizzata per gestire le chiamate, ma non necessariamente il numero che i propri contatti conoscono già.

Per un’azienda questo aspetto è particolarmente importante. Un numero di telefono può infatti essere presente sul sito web, nelle firme email, sui materiali pubblicitari, nelle schede aziendali e nei database dei clienti.

Come funziona il trasferimento di un numero verso il VoIP?

La procedura può variare in base all’operatore e alla tipologia di numero, ma generalmente prevede alcuni passaggi.

1. Verificare la portabilità del numero

Il primo passo consiste nel verificare che il numero possa essere trasferito al nuovo operatore VoIP.

È importante controllare:

• tipologia del numero;
• operatore attuale;
• intestatario della linea;
• area geografica associata al numero;
• eventuali vincoli contrattuali;
• correttezza dei dati presenti nella documentazione.

Una verifica preliminare permette di evitare rallentamenti o problemi durante la procedura.

2. Scegliere il servizio VoIP

Successivamente è necessario individuare il servizio VoIP più adatto alle proprie esigenze.

Per un’azienda, non dovrebbe essere valutato soltanto il costo della linea. È utile considerare anche funzionalità come:

• centralino virtuale;
• gestione di più interni;
• trasferimento delle chiamate;
• segreteria telefonica;
• risponditore automatico;
• deviazione di chiamata;
• gestione da computer e smartphone;
• registrazione delle chiamate, quando prevista e utilizzata nel rispetto della normativa;
• integrazione con altri strumenti aziendali.

La scelta della piattaforma dovrebbe quindi partire dalle necessità operative dell’organizzazione, non soltanto dal prezzo.

3. Preparare i dati necessari

Per avviare la portabilità vengono generalmente richieste informazioni relative alla linea e al suo intestatario.

È fondamentale che i dati forniti al nuovo operatore corrispondano a quelli registrati presso l’operatore di provenienza.

Anche una semplice incongruenza nei dati può comportare un rifiuto o un rallentamento della richiesta.

4. Inviare la richiesta di portabilità

Una volta raccolte le informazioni necessarie, il nuovo operatore avvia la procedura di portabilità.

Durante questa fase è importante seguire le indicazioni fornite dal provider e attendere la conclusione del processo prima di effettuare eventuali modifiche sulla linea esistente.

La durata della procedura può variare in funzione dell’operatore, della tipologia di numero e della situazione contrattuale.

Cosa succede al vecchio numero durante il passaggio?

Uno dei dubbi più comuni riguarda il funzionamento del numero durante la portabilità.

In generale, il passaggio viene organizzato in modo da ridurre al minimo l’interruzione del servizio. Tuttavia, è buona pratica pianificare la migrazione con attenzione, soprattutto quando il numero viene utilizzato quotidianamente per attività commerciali o per l’assistenza clienti.

Per un’azienda può essere utile programmare il passaggio in un momento di minore attività e predisporre preventivamente configurazioni, telefoni e applicazioni VoIP.

È necessario cambiare telefono?

Non sempre.

Il VoIP può essere utilizzato attraverso diversi strumenti, tra cui:

• telefoni IP;
• computer;
• smartphone;
• applicazioni e softphone;
• sistemi di centralino virtuale.

La soluzione più adatta dipende dall’organizzazione del lavoro. Un ufficio tradizionale potrebbe preferire telefoni IP sulla scrivania, mentre un’azienda con personale in mobilità potrebbe beneficiare maggiormente di applicazioni accessibili da PC e smartphone.

Cosa controllare prima di trasferire un numero su VoIP

Prima di procedere con la portabilità è consigliabile verificare alcuni aspetti fondamentali:

Numero e intestatario
Assicurarsi che il numero e i dati dell’intestatario siano corretti.

Connettività Internet
Il VoIP utilizza la rete dati: una connessione stabile e adeguatamente dimensionata è quindi importante per garantire una buona qualità delle conversazioni.

Infrastruttura aziendale
Firewall, router e rete locale devono essere configurati correttamente per supportare il traffico VoIP.

Dispositivi
Occorre verificare la compatibilità di telefoni, PC e smartphone con il nuovo servizio.

Numeri aggiuntivi
Se l’azienda utilizza più numerazioni, è opportuno pianificare il trasferimento dell’intero sistema di comunicazione.

Continuità operativa
Prima della migrazione è consigliabile definire un piano per gestire eventuali inconvenienti durante il passaggio.

Trasferire un numero su VoIP: attenzione alla configurazione

La portabilità è soltanto una parte del progetto.

Una volta trasferito il numero, bisogna infatti configurare correttamente il sistema VoIP: interni, regole di instradamento, orari, gruppi di risposta, messaggi vocali e altre funzionalità del centralino.

È proprio in questa fase che una progettazione accurata può fare la differenza.

Un sistema VoIP ben configurato può trasformare il semplice numero telefonico in uno strumento di comunicazione più flessibile, adatto anche a realtà con più sedi, lavoro da remoto e personale distribuito.

Perché valutare il passaggio al VoIP?

Il trasferimento del numero consente di combinare la continuità del recapito telefonico con i vantaggi della tecnologia VoIP.

Tra i principali benefici ci sono:

• maggiore flessibilità nella gestione delle chiamate;
• possibilità di lavorare anche da remoto;
• gestione centralizzata degli utenti;
• integrazione con strumenti digitali;
• maggiore facilità nell’aggiungere o modificare interni;
• possibilità di utilizzare il numero su dispositivi differenti.

Il VoIP, quindi, non rappresenta semplicemente un modo diverso per effettuare telefonate: può diventare una componente dell’infrastruttura digitale aziendale.