Con l’introduzione della fatturazione elettronica, il Sistema di Interscambio (SDI) è diventato il nodo centrale per la trasmissione e il controllo delle fatture in Italia.

Comprendere correttamente gli stati che una fattura può assumere dopo l’invio allo SDI è fondamentale per monitorare i flussi amministrativi, evitare errori contabili e garantire la corretta gestione fiscale.

Di seguito analizziamo in modo chiaro e strutturato i principali stati delle fatture elettroniche e il loro significato operativo.

Il ruolo del Sistema di Interscambio

Lo SDI, gestito dall’Agenzia delle Entrate, riceve le fatture elettroniche in formato XML, effettua una serie di controlli formali e le recapita al destinatario. Durante questo processo, la fattura attraversa diversi stati che ne indicano l’avanzamento e l’esito.

Ogni stato corrisponde a una specifica notifica, trasmessa al soggetto emittente tramite il canale utilizzato per l’invio (PEC o web service).

1. Fattura “Inviata”

Questo è lo stato iniziale: indica che la fattura è stata trasmessa al Sistema di Interscambio.

In questa fase:

• Il file XML è stato correttamente generato.
• La trasmissione allo SDI è avvenuta.
• Non è ancora stato comunicato l’esito dei controlli formali.

È uno stato temporaneo, che precede l’accettazione o lo scarto.

2. Fattura “Scartata”

La fattura viene scartata quando non supera i controlli formali effettuati dallo SDI. I motivi possono includere:

• Errori nella struttura del file XML.
• Partita IVA o codice fiscale non validi.
• Codice destinatario errato.
• Duplicazione del numero fattura.
• Incoerenze nei dati obbligatori.

In caso di scarto:

• La fattura si considera non emessa.
• È necessario correggere l’errore e inviarla nuovamente.
• L’invio corretto deve avvenire entro 5 giorni dalla notifica di scarto per mantenere la data originale di emissione.

3. Fattura “Consegnata”

Questo stato indica che la fattura:

• Ha superato i controlli formali.
• È stata correttamente recapitata al destinatario.

Lo SDI invia una “Ricevuta di Consegna” che certifica la data e l’ora di consegna. Dal punto di vista fiscale, la fattura si considera regolarmente emessa.

4. Fattura “Non consegnata”

Può accadere che la fattura superi i controlli formali ma non venga recapitata al destinatario, ad esempio per:

• Casella PEC piena o non attiva.
• Problemi tecnici del canale di ricezione.
• Codice destinatario non raggiungibile.

In questo caso:

• La fattura è comunque considerata emessa.
• Lo SDI la rende disponibile nell’area riservata del destinatario sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
• L’emittente riceve una “Notifica di Mancata Consegna”.

È buona prassi informare il cliente della disponibilità del documento.

5. Fattura “In decorrenza termini” (PA)

Nel caso di fatture verso la Pubblica Amministrazione, può verificarsi uno stato intermedio chiamato “Decorrenza Termini”.

Significa che:

• La PA non ha accettato né rifiutato la fattura entro i 15 giorni previsti.
• La fattura si considera accettata automaticamente.

Questo stato è specifico per la fatturazione elettronica verso enti pubblici.

6. Fattura “Accettata” (PA)

Per le fatture destinate alla Pubblica Amministrazione, l’ente ricevente può inviare una notifica di accettazione.

Indica che:

• La fattura è stata verificata.
• È formalmente accettata dall’ente pubblico.
• Può procedere il processo di liquidazione e pagamento.

7. Fattura “Rifiutata” (PA)

Sempre nell’ambito della fatturazione verso la PA, l’ente può rifiutare la fattura per motivi amministrativi o contabili.

In questo caso:

• La fattura deve essere corretta e riemessa.
• Il rifiuto non equivale a uno scarto tecnico, ma a un rifiuto gestionale.

È necessario analizzare la motivazione indicata nella notifica.

8. Fattura “Impossibilità di recapito” (estero o casi particolari)

Per fatture destinate a soggetti esteri o senza canale telematico attivo:

• Lo SDI non effettua un vero recapito.
• La fattura viene comunque considerata emessa.
• È responsabilità dell’emittente inviare copia al cliente secondo modalità alternative.

Perché è importante monitorare gli stati

La corretta interpretazione degli stati delle fatture è essenziale per:

• Garantire la conformità fiscale.
• Evitare sanzioni per emissioni non valide.
• Monitorare incassi e pagamenti.
• Automatizzare i processi amministrativi.
• Integrare correttamente i flussi con ERP e software gestionali.

Un sistema informatico evoluto consente di tracciare automaticamente ogni stato, archiviare le notifiche associate e generare alert in caso di anomalie.

Gli stati delle fatture elettroniche inviate allo SDI rappresentano un elemento chiave nella gestione digitale dei processi amministrativi. Comprenderne il significato permette alle aziende di operare con maggiore sicurezza, trasparenza ed efficienza.

In un contesto sempre più orientato alla digitalizzazione e all’integrazione dei sistemi, il monitoraggio puntuale degli esiti SDI diventa parte integrante di una gestione informatica strutturata e conforme alla normativa vigente.