La PEC è uno strumento molto utile e ci può servire al posto di mandare una raccomandata, per apporre data certa, ecc…

L’importante è conservare le ricevute di spedizione e consegna della PEC che sono essenziali come prova legale anche a distanza di molto tempo.

Vediamo assieme cosa devi fare

Messaggi Pec inviati

Devi conservare la cosiddetta “ricevuta di consegna completa”, che è formata:

• dal file “postacert.eml” che contiene il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati
• dal file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio, come mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio e codice identificativo del messaggio

Messaggi Pec ricevuti

Devi conservare la “busta di trasporto”:

• il file “postacert.eml”, che contiene il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati
• il file “daticert.xml”, che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio, come mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio e codice identificativo del messaggio.

Se il messaggio PEC contiene degli allegati firmati digitalmente, è il caso di conservare digitalmente l’intero messaggio PEC.

Questo perché il certificato di firma dell’allegato dura 3 anni e la conservazione digitale del messaggio PEC permette di estendere la validità della certificazione oltre questo periodo, evitando che la sottoscrizione perda i requisiti legali.

Ti segnalo che non è corretta la conservazione delle PEC in questi casi:

• la semplice copia del messaggio PEC sul computer personale o su un server non garantisce il valore legale perché non è un tipo di conservazione a norma di legge
• la classica conservazione della stampa del documento PEC, cioè stampare il documento su carta e archiviarlo fisicamente, non garantisce la conformità all’originale, che è nel formato digitale