Lasciare le mail aziendali su MS Outlook, Thunderbird o Webmail con il presupposto che vi sia il rispetto delle normative di legge è un errore che può comportare il pagamento di sanzioni amministrative.

Dal 2011 è in vigore una normativa che impone alle aziende la conservazione dei messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridico-commerciale per dieci anni, con la conservazione sostitutiva. Sono documenti informatici, che in quanto corrispondenza devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare, secondo le prescrizioni dettate dall’art. 2214 del Codice Civile.

L’azienda è tenuta alla conservazione delle mail commerciali anche per obblighi fiscali, ai sensi dell’articolo 22 del Dpr 600/1973.

Le disposizioni civilistiche e fiscali, impongono all’imprenditore, la conservazione per dieci anni, degli originali di lettere, telegrammi, fatture ricevute e della copia di telegrammi, lettere e fatture spedite per ciascun business.

Anche per una piccola azienda, la mole di carta da dover gestire è davvero grande, però la legge consente di conservare questi documenti, compreso le scritture contabili con un sistema di conservazione sostitutiva.

Dobbiamo tener presente che l’email è un documento probatorio che ha un aspetto giuridico correlato ai contratti. Ad esempio, grazie ad una email si può provare che una fattura non sia falsa oppure doverla corredare nel caso in cui manchi una bolla o una prestazione per servizi.

A volte confondiamo la conservazione digitale a norma con la conservazione delle fatture elettroniche. In realtà non sono solo le fatture a dover essere conservate, bensì tutta la documentazione legata all’azienda.

Alcuni documenti si prestano per loro natura alla conservazione digitale, come:

• Fatture elettroniche
• Contratti con firma digitale
• PEC Posta elettronica certificata

Per altri documenti la conservazione digitale a norma è facoltativa, ma è conveniente perché consente di liberarsi dagli archivi cartacei e di conseguenza dall’obbligo della loro tenuta per 10 anni.

• DDT
• Ricevute fiscali e scontrini fiscali
• Dichiarazioni fiscali
• Bilanci d’esercizio
• Pagamenti con i modelli F23 e F24
• Registri Contabili
• CUD
• Offerte e Contratti

La soluzione più semplice ed efficace è un sistema di archiviazione documentale che si interfacci con il server di posta elettronica, perché consente agli utenti una gestione facile dei documenti.